院属各单位：

为进一步加快我院公文处理和公文报送的流转进程，规范公文格式，提高办文质量。依据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我院实际，现就进一步规范公文格式等有关事宜通知如下：

一、行文格式要求

（一）发文字号。包括机关代字、年份、序号。格式为：晋药院A字〔B〕C号，其中，A为公文内容所属工作部门的代字，B为年号，C为序号。用3号仿宋体字，居中排布，年份标全称，用中文六角括号“〔〕”括起来，不能用西文的方括号“[ ]”；序号不编虚位(即1不编为01)，不加“第”字。

（二）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（三）标题。用2号小标宋体字加粗。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（四）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识。

（五）正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋字体。

正文中的结构层次：第一层为“一、”；第二层为“(一)”；第三层为“1.”；第四层为“(1)”。

（六）附件。在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”字样，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样，有序号时标识序号，比如“附件1”；附件的序号和名称前后标识应一致。

（七）主题词。“主题词”3字用3号黑体，居左顶格标识；主题词词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（八）抄报、抄送。左右各空1字，在上下横线内(分隔线，不能用下划线)用3号仿宋体字标识“抄报”、“抄送”字样；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（九）成文日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“Ｏ”（如二Ｏ一Ｏ年一月二十日)，成文日期的标识位置为右空4字。

（十）印章。总的要求是“上不压正文，下要骑年盖月”。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用3号仿宋体。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

二、具体要求

（一）各部门的主要负责同志应高度重视公文工作，对本部门的文秘人员加强指导，规范公文格式，提高办文质量。

（二）公文起草后，拟稿部门负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上部门，必须履行会签手续。

（三）审核以学院名义发文，公文送院领导签发之前，应当由办公室进行审核。审核重点：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。

二〇一〇年五月十九日