第一条 为进一步加强我院对外经济活动的管理，规范对外经济合同的签署行为，防范风险，维护国家和学院的利益，根据《中华人民共和国合同法》及相关规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于以山西药科职业学院名义对外签订的一切经济合同（协议）。主要包括：基本建设工程、物资采购、款项借贷、维修（护）、对外承包、房屋租赁、合作办学、社会服务、对外投资及人员培训等方面的合同(协议)。
第三条 所有合同均由学院法定代表人（院长）签订或者授权签订。未经院长授权，任何人不得以学院名义对外签订合同或提供担保。
第四条 学院的各类经济合同必须采用书面形式，经济合同文本应尽量格式化、标准化，以免出现不必要的差错。由于学院涉及的合同内容、具体要求等存在差异，所以合同文本可由各部门依据合同内容和具体要求拟定。
第五条 学院所有合同的起草，均由各项目部门（单位）负责，各项目负责人必须就合同主体、性质、主要条款、可行性等进行详细研究审查，并对合同中的条款和有关情况说明的真实性负全部责任。
第六条 经济合同的订立必须遵守国家的方针、政策、法律、法规。坚决维护学院的正当利益和合法权益，任何部门和个人不得利用经济合同损害学院利益为部门和个人谋取私利。订立合同应遵循《中华人民共和国合同法》，合同的主体、内容、程序需合理合法。其条款一般包括：标的、数量、质量、价款或酬金、履行期限、地点和方式、双方权利及义务、违约责任、保修条款(含维修金额)等，合同内容必须完整、明确。
第七条 合同签订前必须取得对方的法人资格、资质、资信证明，以防风险。在保证质量、工期、售后服务等情况下，择优取向，尽量节约资金。
第八条 学院所有合同项目应按照《山西药科职业学院经济活动立项管理办法》的有关规定获得批准。需进行招标的项目，要按照省财政厅发布的政府招投标、采购管理办法等规定完成招标工作。
第九条 在签订合同前，项目承办部门应向学院纪检监察、计财处等部门提交投标方的主体资格，包括企业名称、地址、营业执照、经营范围和方式等；在合同签订前必须了解对方的履约能力和资信情况，包括资金、原材料、设备、技术、产品质量、商业渠道等对合同的保证程度；了解对方能否履约的外部条件和恪守合同的信誉状况；了解对方签约代表人是否具有法定代表人证明书或法人委托书。
第十条 合同的确定由项目承办部门主持，纪检监察、计财处等有关部门参加，通过与供货商或承建单位进行商务谈判，最终形成合同文本。
第十一条学院项目承办部门在经济合同签订前，必须落实资金来源，没有资金来源，任何经济合同都不能洽谈、起草和订立。
第十二条 学院对经济合同实行会签审批制度。经济合同文本形成后，先由项目承办部门、分管院领导、计财处、纪检监察室分别进行审查会签；审查会签后报院长签批，院长签批后方可加盖山西药科职业学院公章。使用学院内设部门（单位）印章对外签订的经济合同一律无效。
第十三条 审查会签的部门（单位）和人员应分工协作，各负其责，共同为维护学院的经济利益把好关。具体职责为：
1.项目承办部门（单位）主要对合同内容、数量、工期、质量要求、完工后的后续保障等项目进行审查；
2.项目承办部门（单位）分管院领导主要对立项情况、合同内容、合同条款、该项目是否可行等进行审查；
3.计划财务处主要对资金预算、合同金额、付款方式等进行审查；
4.纪检监察室主要对合同订立的程序及合法、合规性进行审查；
第十四条 学院在签署重大经济合同时，还应请法律专家对合同的内容、条款进行全面审查，确保学院经济利益不受损失、确保经济合同的顺利实施。
第十五条 负责经济合同会签部门，在收到有关资料后2日内审核处理完毕，如有特殊情况应及时向项目主管部门反馈。
第十六条 凡发生下列情况之一者，视为经济合同事故。应依据责任大小和经济损失程度，分别给予批评教育、追究经济责任和行政处分等处罚。
2.不负责任致使经济合同因内容不全、条款不齐、文字表述不清而导致纠纷造成经济损失的；
4.因其他问题（如保管的经济合同损毁或丢失等），给学校的经济和信誉造成一定损害的。
第十七条 学院各项经济合同一旦签订，承办部门（单位）须按合同规定的标的、数量、期限、地点等全面履约，不得擅自变更或解除。确需变更或解除的，应与对方协商同意，变更内容的批准程序与合同批准程序相同。如遇对方变更或解除合同时，学院应依法追究其法律责任。
第十八条 一旦发生经济合同纠纷，项目承办部门（单位）应及时报告分管院领导、院长，并从实事求是和维护学院合法权益的原则出发，采取协商、调解方式处理。协商、调解不成的，应及时通过仲裁或诉讼程序处理。
第十九条 学院所有经济合同履行结束前，项目承办部门（单位）应按照合同要求及时组织验收。验收工作应邀请有关专家和院内纪检监察、计财处、使用部门等专业人员参加。验收的依据应是经济合同及相关附件等。
第二十条 经济合同终止时，项目承办部门（单位）应做好清结工作，防止留有后患。
第二十一条 经济合同资料主要包括：合同文本和附件，签订、履行合同过程中有关的会议记录，以及其他涉及经济合同内容的资料等。另外，通过招标程序的还应包括招标书和招标文件等。
第二十二条 合同履行完毕后，项目承办部门（单位）必须将经济合同文本原件和其他相关的合同资料，交学院档案室保管。合同档案的保存期限同财务档案保存期限一致（一般资料十五年、个别合同资料要求永久性保存），任何个人不得擅自销毁。对丢失或因保存不当造成资料损毁的，将追究相关人员的工作责任。
